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成本费用控制精细化管理方案五

来源:巨灵鸟ERP  作者:进销存软件  发布:2019/12/13  浏览次数:258

4.5  修理费

4.5.1  车间维修费用控制方案

车间维修费用是修理费的常态组成部分,企业所属工厂、生产部等生产单位均应做好这一费用的控制工作。为使车间维修费用的控制工作有章可循、有据可依,企业应对车间维修费用的控制职责、控制办法给出具体的规定,以便相关人员执行与参考。

车间维修费用控制方案

一、目的

为了加强对车间维修费用的控制与管理工作,科学合理地控制车间的费用支出,最大程度地降低产品的生产成本,特制定本方案。

二、车间维修费用及其构成

(一)车间维修费用

车间维修费用是指除设备大修理费用外,生产车间用于设备维护、小修、项修以及故障修理等有关的一切费用。

(二)车间维修费用的构成

车间维修费用主要由备件材料费和协作劳务费两部分构成。

1.备件材料费,包括领用的各种材料、备件、润滑油脂成本费及自制备件工时费等,按“领料单”上填写的价格或本公司的计划价格计算。

2.协作劳务费,包括委托修理车间或其他部门协作的劳务费,按劳务费结算单价结算。

三、车间维修费用管控职责

(一)设备管理部的职责

设备管理部在财务部的指导下,从控制万元净产值维修费用指标出发,根据各车间平均计划月产值及设备构成特点,结合设备利用率等因素,参照历年统计资料进行指标分解,于每年12月份将车间维修费用指标下达到生产车间。

(二)生产车间设备安全员的职责

负责车间的生产设备安全运行,做到有计划地限额使用,并逐月进行核算车间维修费用。

四、车间维修费用的分级管理

本公司对车间维修费用实行生产部(各分厂)、生产车间、维修班组分级管理。

五、车间维修费用控制措施

(一)确定车间维修费用限额

1.生产车间所负责的维修任务,主要包括日常维护、定期维护和检查、定期精度调整、小修和故障修理等维修工作。

2.生产车间设备安全员负责做好上述维修任务的维修记录和维修费用的统计核算工作。

3.在这些统计数字的基础上,结合车间设备技术状况,经过科学分析,设备管理部负责确定设备维修工作的工时、停机时间及费用定额。

4.根据上述各项定额和本公司规定的定期维护、检查、精度调整及预防性试验的周期,再加上故障修理的统计资料,核算出车间维修费用限额。

(二)使用车间维修费用限额控制车间维修费用

车间维修费用应实行限额控制使用和节约奖励的办法,公司运用“费用限额卡”进行控制。

1.月初,车间设备安全员会同有关会计人员向车间维修小组签发“费用限额卡”,当发生材料备件费和劳务费时,逐项登记,随时结算出余额。

2.月末,会计人员按“领料单”和“劳务结算单”审核,并计算出超支或节约额,按规定予以奖惩。

(三)车间维修费用的统计核算

车间维修费用的统计核算工作,由设备安全员会同有关会计人员完成,统计核算的依据主要包括以下五个方面的资料文件。,

1.设备故障修理记录。

2.设备定期维护记录。

3.设备定期检查记录。

4.“设备定期精度调整、定期预防性试验竣工报告单”。

5.“设备小修竣工报告单”等。

六、车间维修费用的考核与奖惩

根据考核期内车间维修费用的实际发生额是否超出费用限额与超支或节约的额度,按公司规定的考核制度和经济奖惩办法,由人力资源部执行考核与奖惩。

4.6  劳动保护费

4.6.1  劳动保护用品管控制度

企业在劳动保护用品方面的支出是劳动保护费的重要组成部分,具体的费用项目包括劳动保护用品的采购费用、运输费用、存储保管费用以及劳动保护用品的实际消耗等。因此,企业相关部门应对劳动保护用品的采购、运输、保管与使用等事项制定具体、详尽的规定,以便员工参照执行。

劳动保护用品管控制度

1章  总则

1条  目的

为认真贯彻执行国家有关劳动保护的法规和制度,保障生产人员的作业安全和身体健康,规范公司劳动保护用品的管理工作,适应公司快速发展的需要,特制定本制度。

2条  适用范围

本制度适用于本公司生产用劳动保护用品(简称“劳保用品”)的采购、发放、使用与回收管理工作,主要包括但不限于工作服、防护服、雨衣、防护手套(布手套、线手套、胶手指套等)、护袖、防护鞋(高温鞋、绝缘鞋、防水防腐蚀的胶鞋等)、防护帽、防护镜、卫生用品(毛巾、洗衣粉、肥皂等)以及防暑降温用品等。

3条  管理职责划分

1.人力资源部的职责

1)负责按国家及本行业的规定,结合本公司生产人员的岗位现状,编制劳保用品的需求计划。

2)负责对生产部申领、使用劳保用品的情况进行监控。

2.生产部

负责生产人员使用的劳保用品符合安全、卫生规定,审核本部门劳保用品的申领工作。

3.总务后勤部的职责

1)下设劳保用品采购科,负责按需求实施劳保用品的采购事宜。

2)负责拟订劳保用品的发放标准、发放范围、使用年限、折旧办法等相关事宜。

3)监督劳保用品的申领、发放、使用情况。

4)下设仓库负责按规定实施劳保用品的采购、保管,并办理发放手续等。

4.财务部的职责

1)负责劳保用品采购款项的审核、报销等相关事宜。

2)负责公司在劳保用品方面支出的费用核算、分摊及相关的会计处理。

2章  劳保用品的申购与采购控制

4条  劳保用品由公司总务后勤部采购科负责购置,争取做到“零库存”管理。

5条  劳保用品的申购及其审批,必须严格遵照劳保用品领用控制流程执行。

6条  临时性生产用劳保用品的申购,必须填写“临时采购通知单”,经生产部经理、总务后勤部经理会签后方可采购。

7条  劳保用品的采购,必须遵循下列要求。

,

1.劳保用品, 的选购,尤其是特殊工种的劳保用品,如电焊工的绝缘鞋、电焊手套等,必须按规定到指定的劳保用品厂商处购买,以确保安全、可靠。

2.劳保服装用品、安全防护用品等需按有关规定购买,其材质、式样、颜色应符合GMP的规定要求和生产要求。

8条  购进的劳保用品要办理入库手续,采购人员凭“入库单”及发票到财务部办理报销手续。

3章  劳保用品的发放控制

9条   生产部新员工入职后,由生产部经理根据该岗位的劳保用品发放标准,填写“劳保用品领用申请单”,新员工本人凭生产部经理核准签名的“劳保用品领用申请单”交总务后勤部仓库管理员,仓库为其开设“个人劳保用品发放登记卡”(如下表所示),办理劳保用品的领用手续。

个人劳保用品发放登记卡

姓名

部门

工种

工号

劳保用品名称

数量

发放日期

使用年限

签收

备注

10条  生产部新员工的工作服、工作帽、口罩、手套等需要经常替换洗涤的用品,按本岗位标准发放两套(件),按两套(件)使用时间计算,以便替换。

11条  因特殊原因需要领用标准外劳保用品的,由生产部经理提出书面申请,说明用途,经总务后勤部批准后,仓库方可发放。

12条  对从事多样工种操作的员工,按岗位需要发放适合的劳保用品。

13条  换发、领用劳保用品时,应交旧换新。劳保用品使用期满后,能用的继续使用,不能使用的凭生产部经理核准签名的“劳保用品领用申请单”及旧劳保用品一起交仓库管理员办理领用手续。

14条  仓库管理员根据生产人员劳保用品发放标准进行审核,经确认符合发放标准后,发放申领的劳保用品。

15条  发放时,仓库管理员在“劳保用品领用登记表”(具体样式如下表所示)登记领用日期、品名、规格、数量,领用人及时在“劳保用品领用登记表”上签名,予以确认。

劳动用品领用登记表

序号

劳保用品

品名

规格

数量

领用日期

使用年限

使用人

工种

领用人签收

备注

16条  对于特殊工种的劳保用品,其发放情况应由总务后勤部仓库管理员据实登记造册。

17条  生产部员工可根据岗位变化享受相应的劳动保护权利,工种发生改变以后,按新的工种标准享受劳保用品。

18条 &n, bsp;对下列人员不予发放劳保用品。

1.因长期休病假、产假等未上班的人员不予发放。如有多领或未上班而发放的,一经查实,将追究生产部劳保用品领用人、生产部经理的责任。

2.对于高温天气里未上班的人员,不予发放防暑降温用品。如有多领或未上班而发放的,一经查实,将追究生产部劳保用品领用人、生产部经理的责任。

19条 &nb, sp;劳保用品发放标准、发放范围的变更管理。

1.对于劳保用品的发放标准、发放范围,如生产部需要更改,需由车间主任填写“劳保用品更改申请表”(具体样式如下表所示),经生产部经理批准后,报总务后勤部登记,方可按新标准、新范围发放劳保用品。

劳保用品更改申请

车    间

所属分厂

姓    名

工    种

更改理由

工段长(车间主任)

分厂厂长

生产部经理意见

总务后勤部批准

2.因生产需要临时使用劳保用品时,由车间主任根据生产任务填报,经生产部经理审批后、总务后勤部登记后发放。

4章  劳动保护用品的使用控制

20条  员工必须爱惜使用劳保用品,只在工作范围、时间内适用劳保用品,不得作其他用途。

21条  各区域的生产、工作人员需按规定穿戴符合GMP要求的工作服。

22条  员工离开生产场地时,必须脱去工作服和换鞋,不得穿着生产工作服装走出生产区。

23条  发放到员工手里的劳保用品,由员工自行妥善保管。劳保用品在使用期内如有遗失,由员工个人按折后价格()予以赔偿;如有损坏,按损坏程度酌情处理。

24条  劳保用品的清洁必须按照安全生产卫生管理规定的清洗周期和清洗方法进行,总务后勤部指定专人对劳保用品卫生情况进行检查,保证符合安全、卫生规定。

25条  员工在生产工作场所内作业,必须按规定穿戴符合安全、卫生标准的劳保用品,违者处以50~100元的罚款。

26条  生产部经理、车间主任、质量监督员、工艺员应随时按安全卫生规定检查所辖范围人员的劳保用品穿戴是否符合规定、穿着的工作服是否符合卫生要求和标准,严格督促所辖人员严格执行,并有权按第25条的规定开立罚单。

27条  公司领导、工艺技术部负责人、质量管理部负责人应不定期进行检查,对违反者及被罚者直的接主管负责人予以扣罚,对责任人违反规定的予以双倍扣罚。

28条  因违反劳保用品使用规定造成工伤事故的,不予报销医药费,误工期间作事假处理。

5章  劳动保护用品的回收管理

29条  员工在本公司范围内调动、在本部门内变换工作岗位的,其劳保用品如适用的,继续使用不作更换;如不适用,须退回仓库,并按调整后岗位的标准另领所需劳保用品。

30条  仓库管理员对回收的旧劳保用品,能继续使用的,应妥善保管好;不能继续使用的,应定期进行销毁处理。

31条  对于员工辞职时,其未达到使用期限的劳保用品,仓库管理员应进行回收,并按折后价(计算方式参考本制度第23条规定)收回损耗费用;对未达到使用期限又不交还仓库的,按折后价计算。

32条  对于未达到使用期限,因人为原因造成破损、污迹的劳保用品,仓库不予回收,按折后价(计算方式参考本制度第23条规定)计算。

33条  对于生产用劳保用品,不同的岗位,使用年限的规定也有所不同。具体可参考“劳保用品使用年限参考表”(如下表所示)。

劳保用品使用年限参考表

单工作服(1套)

防寒

工作服

(1套)

工作鞋或防水胶鞋(1双)

雨衣

(1套)

安全帽

(1顶)

手套

(1双)

护袖

(1对)

生产部经理

12个月

36个月

36个月

36个月

以残损换新

6个月

生产主管

12个月

36个月

36个月

36个月

以残损换新

6个月

24个月

机电主管

12个月

36个月

36个月

36个月

以残损换新

6个月

24个月

工艺员

16个月

24个月

36个月

24个月

以残损换新

6个月

24个月

物料员

12个月

36个月

36个月

24个月

以残损换新

6个月

24个月

机电工

6个月

24个月

36个月

24个月

以残损换新

以残损换新

6个月

班组组长

6个月

24个月

36个月

24个月

以残损换新

以残损换新

6个月

操作工人

6个月

24个月

36个月

24个月

以残损换新

以残损换新

6个月

6章  附则

34条  本制度由总务后勤部负责制定、修订及解释。生产部在执行过程中,如遇到本制度有不完善或错漏之处,应及时以书面的形式向总务后勤部汇报。经批示后,可作特殊情况予以办理。

35条  本制度自           日起实行。

4.6.2  劳动保护费使用控制方案

劳动保护费是指企业根据国家相关规定,为生产人员配备工作服、手套、安全保护用品、防暑降温用品等发生的支出以及高温、高空、井下、有害作业的保健津贴、洗理费等。下面给出某企业的劳动保护费使用控制方案,供读者参考。

劳动保护费使用控制方案

一、目的

为使本公司的劳动保护费得到合理使用,严格控制不合理支出,特制定本方案。

二、劳动保护费的界定

劳动保护费主要是指按国家有关部门规定的标准,按规定向生产车间的员工发放劳动保护服装及用品、安全防护用品、防暑降温用品、值班用床及被褥以及不划为固定资产的安全设备等发生的费用。

三、劳动保护费的定额管理

财务部应按国家规定的劳动保护费开支标准执行,实行定额控制。其重点是确定合理的劳动保护费的定额,其步骤如下。

1.安全环保部呈报往年劳动保护费开支项目

安全环保部需于1月5日前将上一年度劳动保护费开支项目及金额,列表呈报行政部。

2.行政部确定劳动保护费的定额

行政部根据安全环保部呈报的往年开支项目及金额,结合国家规定的标准和本公司本年度的实际情况确定本年度劳动保护费的定额。

在确定定额时,需要注意以下诸多问题。例如,劳动保护用品的发放要视具体的工种确定,医疗保健费要按从事有害健康作业的人数确定,而防暑降温费则按本地区夏季实际的高温天数确定等。

3.财务部审核劳动保护费定额

确定后的劳动保护费定额需报财务部审核,经财务部经理确认符合国家规定和本公司的实际情况后,方可在公司范围内实施。

四、劳动保护费的归口管理

(一)确立归口管理部门

劳动保护费的定额确定后,具体使用由安全环保部统一归口管理,财务部和行政部根据国家规定和本公司的实际情况监督其使用情况。

(二)劳动保护费支出控制

1.安全环保部根据生产车间的实际需求情况,于购买劳动保护用品、安全防护用品、防暑降温品的时候,提出申请。

2.劳动保护费支出申请需经财务部或主管的成本会计审核,确保符合劳动保护费的支出范围和支出标准。

3.劳动保护费的支出申请,经公司主管领导审批后方可支付或发放。

5章  采购成本费用控制<, /B>

5.1  订购成本

5.1.1  采购价格审议方案

采购价格是指采购物资本身的价格,它在最大程度上决定了采购成本的高低。所以,企业采购人员、采购稽核人员应尽可能控制采购价格的上涨。下面给出某企业的采购价格审议方案,供读者参考。

采购价格审议方案

一、目的

为尽量降低采购价格,降低采购成本,提高公司的经济效益,特制定本方案。

二、相关职责

(一)采购部

1.采购部经理

1)指导监督采购专员询价、比价、议价过程。

2)审批采购专员编制的“采购报价单”。

2.采购专员

1)根据“采购申请表”,负责采购物品价格的估价、询价、比价、议价等相关工作。

2)根据以上相关活动,制定“采购报价单”,报采购部经理审批。

(二)财务部

财务部经理授权相关财务人员调查了解市场状况和物品的采购价格情况,制定物品采购底价。

(三)价格审议小组

价格审议小组的构成人员主要由财务部、采购部、生产部、质检部等相关部门选派人员组成价格评价小组,主要工作职责如下。

1.负责审议“采购报价单”,并最终确定采购价格。

2.每季度收集有关供应价格信息,审查评估价格档案,督促相关人员完善价格档案,更新相关重要物品的价格档案。

3.督促采购部积极进行采购价格议价,考核采购部议价工作。

4.最终目的是尽量降低采购价格,同时保证采购质量。

三、采购部建立并完善价格档案

(一)价格档案的建立与更新

1.采购部必须对所有采购物品建立价格档案,并由采购部经理指定专人维护。

2.财务部相关人员根据市场情况及时更新物品价格,更新物品价格时,须注明原因并附上相关证明。

(二)价格档案的使用

每一批采购物品的报价应首先与归档价格进行比较,分析价格差异的原因。如无特殊原因,原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平,否则须做出详细说明。

四、财务部建立价格底价

底价是指公司采购物品时打算支付的最高价格。财务部负责制定公司相关重要物品的底价。

(一)采购底价对控制采购成本的作用

1.采购底价是采购该物品的最高价格,实际采购价格必须低于事先制定的底价。通过采购底价,可以有效地把采购费用控制在预算范围内。

2.采购底价是考核采购专员采购议价工作的绩效考核标准之一,它有利于激励采购专员努力与供应商议价,降低采购价格,从而降低采购成本。

3.采购底价可作为衡量供应商报价的标准,避免高价购买。

(二)制定采购底价

1.收集信息资料

财务部制定采购底价时,须调查收集以下相关资料。

1)公司过去的采购记录。

2)市场调查资料。

3)报载行情。

4)同业公会牌价。

5)著名工厂的报价。

6)临时向有关工厂询价。

7)其他机构调查的采购价格。

2.采购底价的计算

财务部根据合理的物品成本、人工成本及作业方法,计算物品的采购价格,其计算公式如下。

需要注意的是,标准时间包括主要作业时间和准备时间,修正系数的产生原因有为特急品而加班、赶工及试作等。

在实际操作中,若供应商无法接受底价,财务部须根据各采购项目的资料,逐一检讨分析原因。原因合理的,报财务部经理和主管副总审批后,修正采购项目底价。

五、成立价格审议小组

(一)价格审议小组的构成

1.价格审议小组的负责人一般是主管副总。

2.小组秘书由主管副总选派非采购部门人员担任,可兼职。

3.组员是各部门主管级以上的人员或其指定人员,如采购部经理、财务部经理、生产部经理、技术部经理等。

(二)价格审议流程

1.采购专员根据询价、比价、议价结果编制“采购报价单”,经采购部经理签字后,提交财务部。“采购报价单”应包含采购物品名、规格、使用部门、数量、供货商报价、商定价格、供货商详细信息、交货周期等内容。

2.财务部根据采购部送达的“采购报价单”和采购底价,填制并复核“采购价格审议表”(如下表所示)的相关内容。

3.财务部将“采购报价单”和“采购价格审议表”提交价格审议小组。

4.价格小组根据“采购报价单”和“采购价格审议表”,召开小组会议,讨论价格审议方法。

5.审议小组秘书进行相关会议记录,并根据审议结果填入“采购价格审议表”。

6.价格审议小组成员会签审议表,小组秘书向采购部、财务部等相关部门传达审议结果。

7.采购部根据审议结果,办理采购或重新与供应商议价等。

8.相关部门根据审议结果实施奖惩。

采购价格审议表

申报日期:                                                        审议日期:            

采购项目

规格

经办人

供应商

底价

(元)

档案价格(元)

供应商

报价(元)

商定价格(元)

审议价格(元)

办公行政物品

其他物品

审议结果

意见

审议小组

会签

负责人:                                               日期:            

备注:1.“供应商”栏,须注明供应商的详细信息,如公司全称、联系地址、有效联系电话、交货期等。若与此供应商为初次合作,须注明。

2.“底价”指财务部制定的相关重要物品的采购底价,即允许支付的最高价格。

3.“档案价格”指采购部根据历史记录和市场情况建档的采购物品的价格。

4.价格审议时,须考虑申报日期与审议日期期间市场价格波动。

(三)检查评价价格档案

除对“采购报价单”的价格进行审议外,价格审议小组每季度对采购部的价格档案进行一次检查评价,其检查内容如下。

1.检查价格档案的整齐、分类、完整情况。

2.检查价格档案的更新情况。

3.评价重要采购物品的档案价格,更新不合理的档案价格。

4.检查采购记录,比对档案价格与实际采购价格,发现问题,及时清查。

5.比对重要物品的底价与档案价格,检查档案价格是否超过底价,发现超出,及时清查并督促修正。

六、执行价格审议

(一)明确降低采购价格并不等同于降低采购成本

采购价格降低并不是完全意味着采购成本的降低,采购价格也不是影响采购成本的惟一因素。采购交期、采购周期、质量稳定性都是影响采购成本的重要因素。

(二)明确价格审议的目标

公司审议小组价格审议的目标是在保证采购质量和及时采购供应的基础上尽量降低采购价格,而不只是审议采购单价。

(三)价格审议

1.价格小组须明确掌握采购物品的相关信息,主要需明确的内容如下。

1)采购物品基本信息,如规格、用途、质量标准等。

2)采购物品的安全库存。

3)采购物品的库存成本费用情况。

4)采购物品的替代品情况。

5)采购物品的底价。

6)其他需明确的内容。

2.价格审议小组在了解采购物品的基础上,根据“采购报价单”和“采购价格审议表”提供的信息,调查了解供应商情况。

1)确认供应商的实际报价。

2)调查供应商产品质量的稳定性。

3)调查供应商的信用情况。

4)调查供应商的交货期情况。

5)掌握供应商的优惠政策。

6)调查供应商的经营状况。

3.通过以上对采购物品与供应商的调查了解后,价格审议小组讨论采购价格的合理性,最终确定审议结果。

1)审议通过的,审议小组秘书通知采购部办理采购。

2)审议未通过的,审议小组秘书向采购部传达价格审议小组的意见和未通过原因,采购部根据结果,重新选择供应商议价,并努力改进采购工作。

4.在价格审议过程中,价格审议小组须考虑采购报价日到审议价格日期间的市场价格波动情况。

5.价格审议结果须运用到采购部相关人员的考核工作之中。

5.1.2  采购付款控制方案

在采购环节中,采购付款直接或间接地影响着企业采购成本的高低。如果选择的付款方式不当,将会导致企业资金运转不足、资金浪费、采购成本提高,从而出现生产成本、物流成本、管理费用过高等问题。因此,为降低采购成本,增加收益,企业应严格控制采购付款工作。

下面给出某企业的采购付款控制方案,供读者参考。

采购付款控制方案

一、目的

为降低采购成本,增加公司经营效益,同时为采购部、财务部做好采购付款控制工作提供指导,特制定本方案。

二、相关定义

采购付款是指采购过程中因采购物品而需支付给供应商的款项。采购付款控制是指采购专员对支付供应商款项相关活动和内容的控制,其主要包括以下三个方面。

(一)采购付款支付方式的控制

采购付款方式包括现金支付、票据支付等。

(二)付款方式控制

根据付款进度不同,公司可以选择不同的方式支付供应商款项,其主要包括以下六种方式。

1.预付部分款项。

2.货到后一次性现金支付。

3.货到后票据支付。

4.货到后分期付款。

5.货到后延期付款。

6.以上方式的结合。

(三)供应商优惠政策选择控制

在采购过程中,采购专员须结合公司的具体情况,分析供应商提出的优惠政策方案,选择对公司最合适的优惠方案,降低订购成本。

三、明确职责分工

(一)公司高层

1.计划外采购须由公司主管副总审批签字后方可付款。

2.涉及金额重大的采购项目和计划外采购项目须经公司主管副总签字后方可付款。

3.因公司经营战略规划和公司规模扩大而发生采购项目须经公司总经理和董事会审批后方可付款。

(二)采购部

1.采购部经理

1)审核采购付款方式。

2)最终选择供应商提供的优惠政策。

3)签订《采购合同》。

2.采购专员

1)负责采购付款方式、时间等细节的谈判工作。

2)负责分析供应商提供的优惠政策,并提出选择意见。

3)草拟《采购合同》。

4)整理付款凭证,提出付款申请。

(三)财务部

1.财务部经理

1)指导监督成本会计做好采购成本核算工作。

2)审核《采购合同》。

3)审批支付采购款项。

2.成本会计

1)负责审核采购付款凭证,按《采购合同》核算采购款项。

2)上报财务部经理,并开具付款凭证。

3)做相关账务处理。

3.出纳

负责按照《采购合同》支付采购款项。

四、付款流程控制

公司须制定合理的付款流程,提高付款工作效率,降低人工成本和订购成本。公司的采购付款工作须按以下操作流程办理。

1.采购物品运抵仓库后,仓库管理员会同采购部采购专员、质量管理部质检人员验收物品。

2.验收时,采购专员与仓库管理员将物品与《采购合同》或订单、发货单等一一核对。经确认无误后,填具“验收单”。

3.由质检人员对物品质量按照公司的质检规范进行入库质检工作,经质检通过后,质检人员在“验收单”上签字。“验收单”一式三联,第一联从仓储部留存,第二联转送采购部,第三联转送财务部。

4.采购部将“验收单”与《采购合同》的副本、供应商的发票、银行结算凭证一一核对,以确认采购业务的完成情况。

5.财务部收到“验收单”后,由成本会计将“验收单”与《采购合同》的副本、供应商的发票、银行结算凭证一一核对,作为是否付款的依据,报财务部经理审批。

6.经财务部经理审批通过后,成本会计根据付款依据开具付款凭证,由公司出纳按照《采购合同》规定的付款方式办理付款手续。

7.因物品与订货单要求不符或质检未通过等原因无法办理入库手续的,采购专员须及时与供应商联系,协商解决办法,并上报采购主管。根据协商一致的结果,仓储部办理退换货或入库手续(仍按上述流程办理),具体退换货工作参照公司的“退换货管理规定”执行,相应的付款手续按以上操作办理。

五、款项支付方式的控制

(一)不同支付方式对订购成本的影响

在决定支付订购款项时,可选择的支付方式主要包括现金支付和票据支付。二者对订购成本有着不同的影响,具体如下表所示。

不同支付方式对订购成本的影响分析表

支付方式

对订购成本的影响

现金支付

采用现金支付,须满足下列两个条件

1.公司资金充足

在公司资金充足的情况下,公司选择现金支付往往能换来供应商提供的比票据支付更多的优惠或更大的折扣,且付款手续简单,减少相关的人工费用和银行手续费,提高工作效率,降低采购成本

2.当前银行利率较低

公司在保证资金运转正常的情况下, ,如果银行利率较低,且预计近期不会上调时,可采取现金支付

票据支付

1.票据是指商业上由出票人签发,无条件约定自己或要求他人支付一定金额,可流通转让的有价证券,持有人具有一定权力的凭证

2.票据有一定时间的贴现期,通过票据付款,公司相应的资金可用于其他方面投资而获得投资回报,这种回报往往比由于使用票据付款而增加的人工费用等要高得多

基于上述两点,一般情况下,公司鼓励使用票据付款

(二)付款方式与付款时间控制

公司付款方式和付款时间的不同直接或间接影响着订购成本,如一次性付款和分期付款两种付款方式的会计入账支付等所花费的成本不同,后者所花费的入账成本明显比前者高,但因分期付款而获得的公司资金的利用回报收益却可能远比其所多花费的成本高得多。

(三)付款方式与供应商优惠条件控制

根据不同的付款方式,供应商提供的优惠价格也不同,公司管理层可根据公司内部的实际情况和供应商提供的优惠条件,选择最适合公司的付款方式。

1.付款方式

公司可采取的付款方式一般有预付部分款项、货到后现金一次性支付、分期付款、延期付款等。

2.选择合适的供应商优惠条件

1)公司资金相对充裕,而一次性付款其优惠折扣足够高时,公司可采取货到后一次性现金支付的方式付款。

2)资金不够充裕时,一次性付款可能导致公司资金不足、丧失其他投资机会等损失,而供应商的优惠政策无法弥补这些损失时,公司须尽可能采用票据支付、分期付款、延期付款的方式支付款项。

3)在公司资金短缺时,公司须尽可能以分期付款、延期付款的方式支付款项。

4)对于经常性的物品采购,公司可选择固定的供应商建立良好的合作关系,从而获得相对优惠的采购价格,并在公司资金不足时,获得供应商提供的信用优惠。

5.2  维持成本

5.2.1  存货持有成本控制方案

存货持有成本是指因存货占用的资金使企业丧失了使用这笔资金的投资机会,相应地损失了这笔资金所能得到的投资回报。

下面给出某企业的存货持有成本控制方案,供读者参考。

存货持有成本控制方案

一、背景与目的

存货持有成本是采购成本的重要组成部分,为此公司须控制采购存货量,降低存货持有成本。

1.公司须避免采购存货短缺,保证正常生产物料供应和日常办公。

2.公司须尽量减少不必要的库存堆积,避免增加人工成本、仓储成本,产生呆废料损失。

二、适用范围

本方案所指的存货是指采购所得物品。本方案适用于采购所得存货的持有成本控制。

三、职责分工

(一)采购部

1.采购部经理

1)审批采购作业天数和采购流程。

2)审批请购点和请购量的设置。

2.采购专员

1)分析制定采购流程与采购作业天数,报采购部经理审批后,通报相关部门。

2)根据生产部、使用部门和仓储部提供的资料,设置请购点与请购量。

(二)仓储部

1.仓储部经理

1)负责领导监督仓库管理员的库存管理工作。

2)组织制定并监督执行安全库存量。

2.仓库管理员

1)负责仓库存货的日常管理工作。

2)执行安全库存量管理。

(三)财务部

1.财务部经理

1)审查安全库存量和请购点的设定。

2)组织分析存货仓储成本占有率。

2.成本会计

负责核算库存成本和存货仓储成本占有率等。

四、库存量控制

存货的持有成本与存货库存量有关。库存量过多,增加库存成本和呆废料损失;库存量过少,则供应不足延误生产。因此,公司须制定合理的安全库存量和请购点,以此降低库存量,从而降低存货持有成本。

(一)设定安全库存量

安全库存量是指为了防止由于不确定性因素(如大量突发性订货、交货期突然延期等)而准备的缓冲库存。安全库存量的制定方法如下。

1.预估存货的基准日用量

1)用量稳定的存货

仓储部会同生产部依据去年日平均用量,结合今年销售目标和生产计划,预测常用存货的基准日用量。当产销计划发生重大变化时,应及时对相关存货的日用量做出相应修正。

2)用量不稳定的存货

由生产部相关人员根据生产要求,参考销售部提供的销售量,结合市场情况和销售计划,按照前一次使用周期产品生产所消耗的单位用量,预估此存货当前的日用量。

2.确定采购作业天数

采购作业天数是指一次采购作业需要消耗的时间,由采购专员依照采购作业各阶段所需时间来设定,其设定方法如下。

1)采购专员依采购作业的各阶段所需时间设定采购作业期限,并将设定的作业流程和作业天数报采购部经理核准。

2)采购部经理结合公司的具体情况和发展规划,核准其作业流程和作业天数。

3)采购部应事先拟订请购作业规范文件并送达到相关部门,作为制定采购作业天数及采购数量的参考依据。

4)相关部门根据采购部发布的采购作业天数,预估此期限内的存货用量。

3.确定安全库存量

1)安全库存量的计算公式

2)差异管制率

公司生产部或使用部门根据以往用量经验和实际情况预估用量,但往往与实际用量存在差异。

我公司的差异管制率是指根据自身实际情况设定的允许用量差异的范围,一般设为25%。

3)装运延误天数

装运延误天数是指采购物品在运输途中因装卸和搬运原因造成物品延期到达仓库的时间。一般情况下省内采购,公司设置的搬运延误天数为一天,国内其他地区为两天,亚太其他国家和地区为4天,欧美地区为六天。

4.修改安全库存量

每月月初,用量差异管理人员针对上月开立的“用量差异反应表”,查明差异原因,拟订处理措施,研究是否修正预估月用量。如需修订应在反应表“拟修订月用量”栏内进行修订,经主管副总核准后送仓储部用于修改安全存量。

(二)设定请购点

采购部根据生产部或使用部门设定的预估日用量和仓储部设定的安全库存量,设定请购点和请购量,保证物品供应及时,减少库存堆积,从而降低成本。不同物品的性能与用途量不同,公司须针对重要存货设置不同的请购点和请购量。

1.设定请购点

请购点是采购部执行采购的预警信号,有利于降低库存成本。请购点库存量计算公式如下。

2.设定请购量

不同的物料,须设定不同的请购量,影响请购量的因素主要包括采购作业天数、最小包装量、最小交运量、仓储容量、其他影响因素等。

五、检查与考核

公司定期检查采购部请购点的设置是否合理,是否按照已制定的物料消耗定额和安全库存量来制定,考核相关存货仓储成本占用率、采购延误次数等。

 

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