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ERP上线前基础数据收集工作详解

来源:本站  作者:匿名  发布:2020/2/15  浏览次数:106

ERP上线前的准备工作有很多,包括制定实施计划、流程梳理、测试、购买硬件、基础数据收集等,本文仅讨论如何进行基础数据收集工作。

 

1、有哪些基础数据

我们将ERP中的数据分为静态数据和动态数据,静态数据包括客户资料表、供应商资料表、物料编码表、BOM、工艺路线、组织架构、员工档案、权限分配表、物流商资料表、业务员资料表、会计科目、库存期初余额、应收期初余额、应付期初余额、仓库信息等。动态数据包括销售订单、采购订单、生产工单、请购单、委托加工单、成品入库单、采购入库单、生产领料单、销售发货单等。

静态数据在上线前可以收集整理后导入进ERP系统,动态数据通常不是导入的,而是ERP上线后各部门录入的。如果企业换ERP系统,通常也是将基础数据从老系统导出后稍微修改下格式就可以导入新系统的,动态数据就只能重新录入了。在不同的ERP系统中客户资料表、供应商资料表等基础数据的格式都大同小异,所以切换系统基础数据可以保留、动态数据格式一般不通用没法保留。

静态数据在运行过程中的作用是控制或参考,静态数据一般都是孤立存在的。动态数据是反映事务过程,通常动态数据之间都是联动的,时间上有先后顺序的。

基础数据通常就是指静态数据,基础数据又可以划分为可见数据和不可见数据。客户资料表是可见数据、权限分配表是不可见数据。

 

2、确定工作范围

一、列出具体有哪些基础数据,每个基础数据做一个excel空白模板,用颜色区分哪些是必填项。

物料编码表

 

二、明确每个基础数据收集的责任人,收集截止日期,基础数据收集的工作量大而且有些有时效性要求,比如库存期初余额最好是在上线的前一天晚上收集并导入。因此,基础数据的收集尽可能分摊到各个部门不同的人员。工作计划中还要注意安排定期的会议,方便工作人员之间沟通。

 

3、建立编码规则

ERP系统对数据的管理是通过编码实现的,编码可以对数据进行唯一的标识就像居民的身份证一样。在编制基础数据模板前,应先制定相应的编码规则以规范数据收集工作。

一、物料编码规则

在巨灵鸟ERP中物料编码与物料分类相关

物料分类

物料编码表

 

二、单据编号规则

所有的单据都有单据编号,企业根据要求可以使用系统默认的编号规则或自定义编号。

单据编号

采购单

 

三、客户、供应商、物流商编号规则

编码规则

客户资料表

 

四、部门、人员编号规则

用户列表

员工档案

 

五、科目编码规则

会计科目

其他编码规则还有很多,比如工艺路线、工序、加工中心等,这里不再一一列出。

 

4、BOM收集

使用生产计划模块的企业,可能会用到BOM。BOM的数据整理工作量很大,涉及到产品每个材料用量的核定、半成品和成品的层级关系、替代料、损耗率、领料方式等问题,如果有几千个产品,那BOM的数据量可以达到十几万条记录。

 

5、数据集中和整理

有些基础数据需要多个部门填写,比如物料编码表,字段涉及生产、采购、销售、仓库、财务等多个部门的信息。可以使用统一的模板交各部门填写后进行汇总。

数据收集上来后需要检查是否有遗漏、重复、错误、过期、统计的口径是否一致。

检查信息完整性:有些信息是必填的,检查必填的字段是否都填写了。有些信息是ERP系统指定的,比如客户状态只能填有效或失效,填其他的没法导入,检查是否按要求填写。

客户资料

 

唯一性检查:比如多个物料编成同一个编码,或者多个编码对应一个物料。

 

6、版本控制

数据的收集工作是多个部门参与的,同一个表格可能会来回修改几次。有个企业客户,多个部门在同时修改一份相同的资料,修改后文档中只有自己的一部分数据是正确的,其他部门数据还是错误的。在录入数据时,无论以谁的数据为准都是不行的,必须用正确的数据替换错误数据后进行合并才行。

对文档资料进行版本控制,每次修改后要更新版本号,所有修改过的文档、记录都要存档。

 

7、基础数据导入

导入前对系统(或帐套)进行备份,万一导入后有问题可以进行恢复ERP系统。

ERP系统都会有纠错功能,导入数据有问题会给出提示,按提示要求修改后重新导入。

 

8、测试

数据导入后可以测试验证导入的是否有误,比如客户资料导入后可以做个销售订单看下有没有问题。

 

总结:ERP基础数据收集的重点不是在数据本身,严密的计划、合理的组织才是完成这项艰巨工作的最好手段。

 

 

 

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