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ERP系统上线前的数据整理

来源:本站  作者:匿名  发布:2020/2/15  浏览次数:130

进来看本文的企业大多数没有ERP的实施经验,因此小编尝试用最容易懂的话讲解如何进行数据整理,希望各位看完本文能对你企业上ERP系统有帮助。

ERP系统上线前的工作有很多了,比如制定实施计划、培训、测试、流程梳理、数据整理、出台相关制度等。本文仅分享其中的数据整理工作,其他准备工作请翻阅本站其他文章。

 

一、为什么要进行数据整理

1、手工作业和上ERP后的数据格式不同

比如仓库物料,手工作业可能没有物料编号,上ERP系统后系统是靠物料编号进行识别的,就像居民身份证一样,姓名可以重复但是身份证号是唯一的。

物料编码表

 

2、新增的数据

比如权限表,手工作业下权限是以部门为单位划分的,公司在设置部门时权限就划分好了。ERP系统是以业务流程进行划分的。比如采购流程中涉及采购申请、采购单、采购入库单、采购付款申请、采购付款、采购发票等单据,这些单据谁来操作、谁审核、怎么流转,这些都涉及到权限如何划分,上系统后一个完整的业务流程就不会因部门而被割裂,有利于信息在部门间传递。因此,ERP中的权限划分更加细致更加明确,在手工作业下是没有这么明确的权限分配表的。

角色

 

3、检查数据的正确性和准确性

数据整理是对以往数据是否准确和正确做了一次全面的梳理,比如很多产品信息已经过时,刚好借上ERP系统的机会梳理一次。

 

二、数据分类

ERP系统中数据分为静态数据、动态数据

静态数据包括物料编码表、供应商档案、客户档案、员工档案、工艺路线等,静态数据都是可以导入的,系统初始化设置阶段可以导入静态数据。

动态数据就是各业务活动产生的数据,比如销售订单、采购单、出入库单。动态数据是随着日常经营活动发生变化的数据,且数据之间相互关联。动态数据一般是ERP系统上线后各部门录入的。

采购单

 

三、数据搜集

编制数据导入模板,比如用excel编制客户资料表、供应商资料表、库存期初余额等,由各部门填写。通常ERP系统服务商会提供这些导入模板。可以先从各个业务数据中选择一些典型数据,做为ERP系统试运行的测试数据。ERP试运行输入的数据与正式使用时有很大不同,测试数据可以由对公司内部运营非常了解的人员输入,正式使用时数据是由各部门自己录入,测试的数据不要求真实但要求能全面覆盖企业的所有业务点。正式数据强调的时及时性,最好当天的数据当天录入。

数据搜集的工作量非常大,需要在短时间内输入进系统,很多数据有时效性要求,比如库存期初余额。因此,数据搜集要尽量分散到不同的人员同时进行。

 

四、数据整理

1、保证数据的规范性

对搜集的数据进行规范化整理,同时可以制定相关制度确保上线后录入的数据也同样规范。

举个例子,物料基础数据如物料编号、物料名称、物料规格、计量单位,技术部门、仓储部门、财务部门的编写习惯可能不同,对同一个物料的叫法、分类,财务有财务的分类习惯、技术有技术的分类习惯、仓库有仓库的分类习惯。同一个计量单位有人用毫米,有人用mm表示。为了避免数据录入的随意性,各部门应该共同制定相关的制度文件,并纳入到新员工入职培训中。

再举个例子,手工作业时采购单是采购部门编制的,采购付款单是财务编制的,各部门单据的单据编号都是各编各的,上系统后是否可以有统一的单据编号规则呢。

单据编号

 

2、保证数据正确性

第一、保证搜集到的数据本身就是正确的,数据不准确不一定是职员不用心,有时候可能是统计的口径不一致造成遗漏、重复、错误。

第二、数据在输入系统过程中,没有引进任何附加的错误

基础数据的正确与否是决定ERP系统实施成败的关键。可以将数据分为关键信息和非关键信息,比如客户档案,可以先把关键信息输入到ERP系统,其他非关键信息以后再慢慢补录。对于没有ERP实施经验的企业这点很重要,有些客户上线几个月后推倒重来的都有可能。

与ERP系统服务商沟通如何防止错误信息录入,我们俗称也叫“防呆”。  

 

总结:ERP系统运行前的数据准备是一个相当繁杂的工作,它直接关系到ERP系统实施的成败。实施ERP系统负责人一定要做好数据的准备工作,同时有关参与职员也应该做好密切的配合工作,最终保证企业ERP系统的成功实施,提升企业核心竞争力。

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